Sarana dan Prasarana Kearsipan

PENYEDIAAN SARANA PRASARANA KEARSIPAN YANG BERKUALITAS UNTUK MENCEGAH KERUSAKAN DOKUMEN

MAKALAH

UNTUK MEMENUHI TUGAS MATA KULIAH

Bahasa Indonesia Keilmuan

yang dibina oleh Ibu Yuni Pratiwi

Disusun Oleh :

Febbi Ulul Fadila ( 140412600888 )

UNIVERSITAS NEGERI MALANG

FAKULTAS EKONOMI

MANAJEMEN

DESEMBER 2014

PENYEDIAAN SARANA PRASARANA KEARSIPAN YANG BERKUALITAS UNTUK MENCEGAH KERUSAKAN DOKUMEN

Oleh : Febbi Ulul Fadila

1.PENDAHULUAN

Arsip dapat diartikan sebagai suatu badan yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat atau warkat-warkat yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non pemerintahan dengan menerapkan kebijaksanaan dan system tertentu yang dapat dipertanggung jawabkan. Dalam melakukan kearsipan tentu rentang terhadap kerusakan pada berkas-berkas, maka perlu adanya sarana prasarana kearsipan yang berkualitas. Sarana  adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan. Sedangkan prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Sarana prasarana yang baik adalah yang telah diuji kualitasnya. Jenis – jenis sarana prasarana kearsipan adalah peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesei lebih cepat, lebih tepat dan lebih baik. Mesin-mesin kearsipan adalah alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, mengolah bahan-bahan keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik, elektrik, dan magnetik. Contoh : komputer, laptop, LCD, mesin tik manual dan elektrik, mesin fotocopy dll.

Perabot kearsipan adalah benda-benda kantor yang terbuat dari kayu atau besi untuk membantu pelaksanaan tugas pekerjaan pengarsipan. Contoh : meja, kursi, rak buku, lemari, papan tulis dll. Pengelolaan Sarana Prasarana Kantor yaitu dengan banyaknya kebutuhan sarana dan prasarana, maka pengelolahan yang baik, efisien dan efektif mutlak diperlukan, mulai dari perencanaan, pelaksanaan hingga pengawasan. Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana kearsipan adalah agar semua kegiatan yang berhubungan dengan perbekalan kearsipan baik yang bersifat administrasi maupun teknis operasional dapat dijalankan dengan baik dan efisien.

Sarana prasarana arsip adalah peralatan/perlengkapan yang dipergunakan dalam menata/menyimpan arsip.

Kriteria Pemilihan suatu peralatan yang akan dibeli

1.       Sesuai dengan ruang lingkup organisasi
2.       Sesuai dengan luas ruangan yang tersedia
3.       Sesuai dengan bentuk dan ukuran fisik arsip
4.       Dapat menjamin keselamatan fisik arsip

Alat dan Bahan Kearsipan

·          Ruangan

·         Lemari arsip

·         Rak sortir

·         Kartu indeks

            Sarana atau segala sesuatu yang dapat dipakai dalam penyelenggaraan kearsipan, perlu dimiliki dan dikembangkan oleh setiap unit kerja/lembaga kearsipan agar penyelenggaraan kearsipan dapat berlangsung efisien dan efektif. Bahan-bahan dan alat-alat yang digunakan untuk melakukan proses pengambilan kebijakan, pengembangan, pembinaan, pengelolaan, dan pelaksanaan kerja kearsipan harus diupayakan dan diatur sehingga memiliki standar kualitas dan spesifikasi sesuai kebutuhan dan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi. Pencipta arsip dan lembaga kearsipan perlu mengupayakan penyediaan prasarana dan sarana kearsipan sesuai dengan standar kearsipan untuk pengelolaan arsip, memanfaatkan dan mengembangkannya sesuai dengan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi.

.           

Manfaat sarana prasarana

1.   Menyiapkan data dan informasi dalam rangka menentukan dan menyusun rencana kebutuhan.

2.   Memberikan data dan informasi untuk dijadikan bahan atau pedoman dalam pengarahan.

3.   Memberikan data dan informasi untuk deijadikan bahan atau pedoman.

4.   Memberikan data dan informasi dalam rangka memudahkan pengawasan dan pengendalian   pengarsipan

5.   Memberikan data dan imformasi dalam rangka pengontrolan dan pengevaluasian saran prasarana.

.            Tujuan sarana prasarana kearsipan

1.      Pentingnya arsip bagi perusahaan.

2.      Kendala yang dihadapi arsiparis dalam aktivitas pengarsipan berkas atau data perusahaan.

3.      Penyediaan sarana prasarana kearsipan yang berkualitas untuk mencegah kerusakan dokumen.

2.PEMBAHASAN

2.1 Pentingnya arsip bagi perusahaan Pentingnya arsip bagi perusahaan, maka harus diperhatikan kebutuhan pengarsipan. Dalam sebuah perusahaan sangat dibutuhkan pengarsipan yang benar agar arsip dapat terjaga dengan baik. Maka diperlukannya seorang arsiparis untuk mengarsip di perusahaan agar arsip dapat terjaga dengan baik. Dan dibutuhkannya sarana prasarana dalam mengola arsip. Bila tidak ada pengarsipan maka perusahaan akan kesulitan dalam menyimpan data yang penting dan suatu saat akan dibutuhkan. Sangat perlunya memperhatikan pengarsipan dalam perusahaan. Arsip bukan hanya berupa bundelan-bunelan kertas saja, tetapi lebih dari itu. Arsip memiliki arti dan peranan yang besar dalam organisasi. Sebuah arsip tidaklah terdiri dari kertas kerja saja (dalam arti sebagai fisik), akan tetapi yang yang lebih penting adalah bagaimana kertas itu dapat memberikan informasi. Setiap kejadian atau peristiwa yang terjadi dapat direkam pada arsip.

Setiap pimpinan organisasi selalu diperhadapkan dengan berbagai masalah yang menuntut penanganan dan pemecahan yang tepat serta dapat diterapkan. Setiap tugas-tugas yang dilakukan harus dilaksanakan dengan penuh pertimbangan dan perhitungan yang akurat. Karna itu sangat diperlukan informasi atau keterangan yang dapat dijadikan sebagai bahan dalam menentukan keputusan atau kebijakan. Informasi atau keterangan-keterangan ini dapat ditemukan dari berbagai catatan/naskah yang berupa arsip yang telah disimpan.

Mengingat pentingnya arsip dalam oprganisasi maka yang menjadi peranan arsip adalah

1. Arsip sebagai alat bantu ingatan organisasi

Arsip merupakan pusat ingatan dari setiap organisasi. Arsip bukan hanya sebagai fisik saja, akan tetapi juga informasi yang ada di dalam arsip tersebut. Apabilah arsip yang dimiliki oleh organisasi kurang baik pengelolaannya, maka akibatnya akan memperngaruhi tingkat reputasi atau perkembangan, sehingga organisasi tersebut akan mengalami hambatan.karena arsip dapat menampung beraneka bahan informasio yang berguna maka perlu disususn suatu rencana program pengelolaan arsip sehingga apabila diperlukan arsip dapat dengan cepat dan tepat disajikan

2. Arsip sebagai bahan atau alat pembuktian

Setiap transaksi kegiatan yang dilakukan oleh oranisasi memerlukan pembuktian. Keabsahan suatu informasi sangat ditentukan oleh bukti-bukti autentik. Dalam hal ini arsip sebagai rekaman setiap peristiwa yang dapat dijadikan sebagai alat pembuktian.

3. Arsip sebagai bahan pengambil keputusan

Arsip dapat memberikan informasi yang diperlukan ap[abilah seseorang akan membuat keputusan.

4. Arsip sebagai barometer kegiatan suatu organisasi

Setiap aktifitas yang dilakukan organisasi selalu direkam dalam warkat. Rekaman peristiwa tersebut dapat dijadikan sebagai bahan pertanggungjawaban. Pengelolaan warkat dengan baik akan memudahkan setiap orang dalam melaksanakan kegiatan. Pelayanan akan berjlan lancar apabilah didukung oleh informasi yang tersedia.arsip dapat memberikan informasi dalam menunjang aktifitas organisasi, sehingga jika pencahrian data maupun informasi melalui arsip tidak dapat segerah diperoleh maka akan menganggu pelaksanaan aktifitas organisasi. Arsip yang tidak tertata dengan baik dapat mencerminkan kinerja suatu oranisasi

2.2 .     Kendala yang dihadapi arsiparis dalam aktivitas pengarsipan berkas atau data perusahaan.

 Masalah pokok dalam kearsipan

1.       Pendapat-pendapat  beberapa ahli:

a.       Menurut Drs. Moekijat

Masalah-masalah yang sering dijumpai dalam administrasi kearsipan, yaitu :

1) Dipergunakan sistem pengolahan (klasifikasi) yang salah

2) Organisasi yang kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas.

3)  Pegawai-pegawai yang tidak terlatih

4)  Tidak ada prosedur-prosedur kearsipan tertentu

5)   Tidak ada penentuan waktu yang direncanankan untuk menyimpan maupun menghapuskan warkat-warkat.

6) Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan

7)  Kurang adanya pengawasan terhadap warkat-warkat (surat-surat yang dipinjam atau pengembaliannya.

b.      Menurut Drs. E. Martono

Masalah yang sering timbul bertalian dengan warkat, antara lain :

1) Warkat tak dapat ditemukan kembali karena hilang.

2) Warkat ditemukan setelah lama mencari dengan membongkar seluruh tumpukan warkat.

3) Jumlah warkat tiap hari selalu bertambah

4) Tempat penyimpanan warkat terlalu kecil bila dibandingkan dengan jumlah warkat, sehingga tempatnya  kurang.

5) Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat.

6) Pegawai di bidang penyimpanan kurang terlatih.

c.       Menurut Drs. The Liang Gie

Masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut :

1) Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi.

2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

3) Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi.

4) Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur.

d.      Menurut Drs. Aw. Widjaya

Masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain :

1) Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip.

2) Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

3) Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.

4) Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan.

 Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah :

a. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan.

b. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan.

c. Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi.

d. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama.

e. Penyusunan arsip secara serampangan.

f.  Petugas arsip kurang terampil.

B.      Cara Pemecahan Masalah

Maka untuk mengatasi masalah-masalah kearsipan tersebut, kita harus tahu bagaimana cara untuk mengatasi masalah-masalah tersebut agar tidak merugikan perusahaan, yaitu dengan memerhatikan langkah-langkah sebagai berikut :

1.       Pergunakan system penyimpanan secara tepat

System penyimpanan arsip adalah suatu rangkaian tata cara yang teratur memuat sesuatu pedoman tertentu untuk menyusun/menyimpan warkat, sehingga bilamana diperlukan dapat ditemukan kembali secara tepat dan cepat. Terdapat 5 sistem penyimpanan arsip, yaitu :

a. System abjad (alphabetic system)

b. System masalah (subject system)

c.  System tanggal (chronologi system)

d.  System wilayah (geographic system)

e.   System nomer (numberic system)

2.       Perlu adanya pengaturan prosedur peminjaman, pengawasan / kontrol dan pengandilian yang ketat.

3.       Secara rutin diadakan perawatan dan pencegahan kerusakan.

a.       Ruang tempat penyimpanan harus tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruang harus cukup retang (sinar matahari harus dapat masuk ke ruang penyimpanan). Ruang penyimpanan harus mempunyai penghawaan (ventilasi) yang memadai. Ruang penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan kertas, dan percikan air.

b.      Penggunaan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan ruang tempat penyimpanan disemprot DDT atau yang sejenis. Penyemprotan harus dilakukan dengan hati-hati agar tidak terkena langsung pada kertas arsip. Penyemprotan ditujukan ke lantai, dinding, dan rongga ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah serangan serangga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela arsip.

c.       Tindakan preventif (pencegahan) yaitu melarang petugas atau siapapun membawa makanan ke ruang tempat kearsipan. Larangan merokok diruang arsip bagi petugas kearsipan atau orang lain. Dipasang tabung pemadam kebakaran.

d.      Memperhatikan kondisi arsip. Menjaga kondisi arsip tetap prima dengan cara membersihan arsip dengan kemucing maupun denga peralatan modern, mengeringkan arsip yang basah dengan kipas angin.  

4. Fasilitas kearsipan harus memenuhi syarat

a. Ruangan yang tepat : luas, suhu, kelembaban dll

b. Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dll.

c. Alat-alat penerimaan surat, seperti bak surat, meja tulis, rak, dsb.

d. Alat penyimpanan surat, seperti filling cabinet, lemari.

e. Alat-alat lainnya, seperti tuangan, cahaya dsb.

5. Petugas kearsipan yang memenuhi syarat

Untuk dapat mengemban tugas, pegawai yang bekerja pada unit kearsipan bukan hanya ditunjang oleh factor lemauan terhadap pekerjaannya, melainkan juga harus dibekali keterampilan khusus mengenai bifang kearsipan. Pegawai yang telah terlatih baik dan mempunyai ilmu pengetahuan sangat dibutuhkan dalam satu unit pengelolaan kearsipan. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan yang diberikan harus dijalankan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor untuk menunjang efektivitas suatu pekerjaan.

Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga manusia sebagai factor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik.

 Perlu adanya pembenahan pelaksanaan sistem sebagaimana ketentuan yang berlaku dan sesuai dengan kondisi organisasi. Selain itu juga perlu dilakukan pembagian tugas yang jelas untuk melakukan pengelolaan arsip. Pembinaan terhadap sistem pengelolaan arsip, terutama diarahkan pada :

Cara menata dan mengelola arsip yang dapat menjamin Keutuhan, keautentikan, dan keterpercayaan arsip yang tercipta. Keutuhan, diwujudkan dengan orientasi kelengkapan berkas. Sistem dibangun agar tidak sampai menimbulkan akibat terpisah-pisahnya informasi dari suatu kesatuan berkas. Otentisitas, diwujudkan dengan pemberian bukti/tanda otentikasi pada setiap item arsip guna menunjukkan adanya pihak yang bertanggungjawab atas terciptanya arsip. Keterpercayaan (reliabilitas), diwujudkan dengan menjaga catatan perjalanan dan landasan hukum agar dapat ditelusuri bahwa arsip dan/atau berkas tertentu memang dibuat dalam ruang lingkup tugas dan fungsi organisasi serta pejabat yang bertanggungjawab untuk itu. Legalitas, diwujudkan dengan mendorong kejelasan orang/pejabat yang memiliki kewenangan untuk memberikan pengesahan atas arsip hasil penggandaan/hasil alih media..

2.3 Penyediaan sarana dan prasarana kearsipan Sarana prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek). Untuk lebih memudahkan membedakan keduanya, sarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang bergerak seperti komputer dan mesin-mesin, sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak bergerak seperti gedung, ruang, dan tanah. Sarana dan prasarana juga mempunyai arti dan
maksud yang sama dengan istilah perbekalan kantor. Tersedianya sarana dan prasarana yang cukup dengan kualitas yang baik, sangat dibutuhkan setiap organisasi dimanapun dalam penyelenggarakan kegiatannya untuk mencapai tujuan yang diharapkan. Tanpa adanya sarana dan prasarana, mustahil tujuan akan dicapai. Demikian halnya kantor, tempat berlangsungnya kegiatan yang berkaitan dengan pekerjaan ketatausahaan atau administrasi, juga sangat memerlukan sarana dan prasarana kantor. Bahkan tidak akan ada pekerjaan kantor yang tidak berkaitan dengan sarana dan prasarana kantor. Pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana sesuai standar kearsipan yang berlaku. Pengoptimalan sarana dan prasarana akan sangat membantu dalam proses pembenahan sistem kearsipan Sarana prasarana kearsipan merupakan unsure penunjang dalam melakukan pengelolaan arsip yang tidak kalah pentingnya dengan unsure SDM. Tanpa adanya sarana dan prasarana kearsipan maka arsip tidak akan dapat tercatat dengan baik, sehingga data dan informasinya akan hilang begitu saja.

 Melalui pengelolaan arsip yang baik dan benar sesuai dengan ketentuan yang berlaku maka tujuan dari lembaga instansi/organisasi akan dapat tercapai dengan baik.

3. KESIMPULAN

Dalam sebuah pengarsipan sangat pentingnya bagi perusahaan agar arsip-arsip perusahaan terjaga dengan baik. Dalam mengelola arsip dibutuhkannya seorang arsiparis yang professional dan juga sarana prasarana yang berkualitas untuk menunjang pengarsipan dengan baik. Seorang arsiparis perlu adanya bimbingan dalam mengola arsip agar arsip dapat terjaga, dan juga sarana prasana yang membantu kegitan arsiparis dalam pengarsipan. Harus adanya pemilihan alat-alat kearsipan yang bagus dan berkualitas untuk menjaga arsip dengan baik.  Demikian pentingnya arsip itu bagi penyelenggaraan lembaga pemerintahan, public dan bisnis.  Arsip juga sebagai bahan pertanggung jawaban nasional bagi generasi yang akan datang, maka semua komponen masyarakat harus mulai peduli dan sadar arsip.

DAFTAR PUSTAKA

Leady. 2012. Peranan Penting dari Kearsipan. Diakses tanggal 30 November 2014 pukul 17:42. http://bdkambon.kemenag.go.id/berita-190-pentingnya-arsip--dan-sistem--penyimpanannya---bagi-suatu-organisasi.html

Lukmanudin. 2013. Peranan Arsip bagi Organisasi. Diakses tanggal 30 November 2014 pukul 17:50. http://ekonomi.kompasiana.com/manajemen/2011/06/22/peranan-arsip-bagi-organisasi-375248.html

Prasetyo, A. J. 2012. Masalah Pokok dalam Kearsipan. Diakses tanggal 30 November 2014 pukul 18:05. http://mas-agusjp.blogspot.com/2013/09/masalah-pokok-dalam-kearsipan-dan.html